广西民族大学

关于印发《广西民族大学会计档案管理办法》的通知

学校各单位：

《广西民族大学会计档案管理办法》已经学校审定，现印发给你们，请认真遵照执行。

 广西民族大学

  2023年1月4日

广西民族大学会计档案管理办法

第一条 为了加强我校会计档案的管理，规范会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号），结合我校实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第三条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。采用磁盘、移动硬盘、光盘等介质保存会计档案的，应当由财务会计部门按照归档要求进行归档。

第四条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:　

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；　　　　　　　　

　　(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

　　(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

　　(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第五条 满足本办法第四条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第六条 学校财务处和二级会计核算单位每年形成的会计档案，按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理部门同意，财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。期满后，由财务部门编制移交清册，移交学校档案馆保管。

临时保管期间，会计档案的保管必须符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第七条 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第八条 单位保存的会计档案原则上不得对外单位借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续，经校长审批同意后方可借出，并履行登记手续。

第九条 学校会计档案不对外单位提供查阅，外单位来查阅会计档案应由财务处经办。本校职工需要查阅与本人有关的会计档案，应事先向财务处申请，经财务处同意后，方可在财务处档案室或学校档案馆查阅。对会计档案的查阅、复制和利用应严格办理登记手续，查阅人员严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换篡改和损坏会计档案。

第十条 会计档案（含电子档案）的保管期限按照《会计档案管理办法》规定的保管期限执行（见附表），会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，比照类似档案的保管期限办理。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十一条 对已到保管期限的会计档案，由学校档案馆牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等部门共同进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十二条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁:

(一)由学校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与学校财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学校档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

(四) 禁止擅自销毁会计档案。会计档案未经鉴定和批准，不准擅自销毁。

第十三条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十四条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位移交学校档案室管理。

第十五条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

　　单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或交学校档案馆管理，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

　　单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

　　单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第十六条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第十七条 基建、后勤部门在基本建设项目建设期间形成的会计档案，需要移交给学校的，有关职能部门应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第十八条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第十九条 学校的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十条 预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十一条 单位或者个人有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规追究责任。

（一）造成档案丢失无法补救的；

（二）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（三）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（四）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（五）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第二十二条 本办法自发布之日起实行，《广西民族大学会计档案管理规定》（民大〔2011〕365号）同时作废。

第二十三条 本办法由学校财务处和学校档案馆负责解释。

附表：会计档案保管期限表